Protocol vertrouwenspersoon

Zowel (minderjarige) deelnemers aan Gilde activiteiten als vrijwilligers en medewerkers van Gilde Alphen aan den Rijn kunnen bij een vertrouwenspersoon terecht voor meldingen over ongewenst gedrag, zoals: 

– Agressie en geweld;
– Seksuele intimidatie/ongewenste intimiteiten;
– Pesten;
– Discriminatie.

Bij ongewenst gedrag gaat het om de aantasting van de persoonlijke integriteit. Het gaat om gedrag dat door de persoon – en naar objectieve maatstaven die in de maatschappij van toepassing zijn – als ongewenst wordt beschouwd.

De rol van een vertrouwenspersoon is onafhankelijk en garandeert absolute vertrouwelijkheid. De vertrouwenspersoon biedt opvang en onderneemt alleen iets als de aangever dat zelf wil. Hij of zij bekijkt samen met de aangever alle opties en inventariseert alle gevolgen van de mogelijkheden. Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van deelnemers, medewerkers en vrijwilligers. Er is een geheimhoudingsplicht.

Procedure:

1. Een deelnemer, medewerker of vrijwilliger die geconfronteerd wordt met seksuele intimidatie, ongewenste intimiteiten, agressie en/of geweld, pesten of discriminatie kan bij de vertrouwenspersoon een melding indienen, bij voorkeur schriftelijk.
2. Een melding kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingebracht. Van een mondelinge melding wordt een verslag gemaakt dat wordt ondertekend door de aangever en door de vertrouwenspersoon. De aangever krijgt een afschrift van dit verslag. De vertrouwenspersoon adviseert en overlegt met de aangever of de procedure moet worden voortgezet. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.
3. De vertrouwenspersoon stelt het bestuur in kennis van het feit dat hij/zij een melding onderzoekt. Als de melding een bestuurslid betreft, stelt de vertrouwenspersoon een ander lid van het bestuur hiervan in kennis.
4. De vertrouwenspersoon onderzoekt de melding door aangever en aangeklaagde buiten elkaars aanwezigheid te horen. Dit geschiedt uiterlijk binnen twee weken nadat de melding ingediend is.
5. Als de aangeklaagde weigert te worden gehoord, zal de vertrouwenspersoon per aangetekende brief betrokkene uitnodigen alsnog schriftelijk of mondeling te reageren. Voldoet de aangeklaagde niet aan dit verzoek, wordt de weigering in de procedure opgenomen.
6. Indien noodzakelijk kan de vertrouwenspersoon, met inachtneming van de grootst mogelijke zorgvuldigheid, andere personen die bij de kwestie betrokken zijn, horen.
7. Van een strafbaar feit wordt het bestuur onmiddellijk op de hoogte gesteld.
8. De vertrouwenspersoon rapporteert zijn/haar bevindingen en geeft aan of de melding gegrond of ongegrond is gebleken. Aangever en aangeklaagde ontvangen een afschrift van het rapport.
9. De vertrouwenspersoon stuurt het rapport vergezeld van een advies over eventuele maatregelen naar het bestuur.
10. Als de aangever de melding tijdens de procedure intrekt, wordt dit door de aangever, bij voorkeur schriftelijk, aan de vertrouwenspersoon meegedeeld.
11. Na ontvangst van het rapport en advies wordt dit onderwerp op de eerstvolgende agenda van de vergadering van het bestuur geagendeerd.
12. Het bestuur neemt eventuele maatregelen en stelt hiervan aangever en aangeklaagde schriftelijk op de hoogte.